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【 公司秘書 是甚麼?】一文了解創業必備服務


公司秘書 是什麼?一文了解創業必備服務|香港公司註冊|Premier 商務中心

【 公司秘書 是甚麼?】一文了解創業必備服務

對一些創業者來說, 公司秘書 這職位往往被誤解為私人秘書。其實此職位是一個在公司法律架構中不可或缺的角色,而其責任及職務為確保公司遵守法律法規,並協助公司管理日常業務,對公司與各持分者的關系及長遠發展有着極深遠的影響。



公司秘書 是什麼?|香港公司註冊|Premier 商務中心

公司秘書 是什麼?

跟一般私人秘書不同, 公司秘書 是公司專業行政人員,亦一家有限公司的法定職務,以確保公司「合規」經營。這職位協助董事會遵守不斷更新的香港《公司條例》和監管要求,確保公司的文件和記錄完整,並按時提交給相關政府部門,確保合規和避免因違規而被罰款。這角色亦協助維繫良好管治的核心,如在公司董事決策或討論業務發展時,提供專業協助。


企業需要 公司秘書 的原因|香港公司註冊|Premier 商務中心

企業需要 公司秘書 的原因

公司秘書 在公司發展有着非常關鍵的角色,亦是公司架構不可或缺的一員。根據香港《公司條例》的規定,每家有限公司都必須任命一位合資格的 公司秘書 ,確保公司的合規及順利運作。此職位可由一名非公司唯一董事的香港居民出任,或由一家在香港註冊辦事處或營業地點,並持有香港信託及公司服務提供者牌照(TCSP)的公司提供服務。該秘書為公司註冊及負責公司營運,也是公司與政府部門聯繋的主要橋樑,確保公司合法合規在香港經營,從而減低公司及董事們的法律風險。


公司秘書 服務|香港公司註冊|Premier 商務中心

公司秘書 服務

公司秘書 職責範圍非常廣泛,主要職責包括:

與公司管理層共同制訂公司行政、發展方向及企業管治等政策,並確保公司根據香港《公司條例》定下的法規營運。該秘書亦需留意相關立法和監管環境的變化,向董事會提供最新最適合的建議,並盡快採取適當行動。


  • 匯報公司法定變更

為公司的架構改變,如新增股東或股東增加持股量等,準備文件並提交到相關政府部門,盡快合規匯報這些公司法定變更。


  • 維護法定紀錄

維護公司法定紀錄,如股東名單、股東會議紀錄、年度賬目和審計報告等,以便定時按法例提交文件及政府相關部門隨時檢查。


  • 處理日常行政事務

其他工作包括日常公司行政,如更新商業登記證和開設銀行戶口等。


作為亞洲金融中心,香港政府對公司管治的要求越來越高,所以 公司秘書 在公司中的角色尤其重要,對於公司的正常運營和長期成功是不可或缺的。在一般私人公司,理論上此職位可由其中一名董事兼任。但對日理萬機的初創公司來說,與其花時間及精力處理這些繁瑣的工作,倒不如將此重任委託予專業人士代勞,自己則可專注業務發展。市場上有不少商務中心提供全方位的專業業務支援,收費亦十分相宜,有助創業者開展創業夢。


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